Si vous travaillez dans le domaine des ressources humaines ou que vous avez votre propre entreprise, vous savez probablement à quel point il est important d’avoir un système efficace pour gérer les données des employés. Il existe deux options courantes pour gérer les données des employés, pour les entreprises qui sont les logiciels de gestion des ressources humaines (RH) et l’utilisation de feuilles de calcul Excel. Dans cet article, nous allons examiner les différences entre ces deux options et voir les avantages et des inconvénients de chacune.

Le choix d’un système de gestion des données est assez important pour les entreprises, surtout pour les RH. Les données des employés doivent être gérées de manière efficace pour garantir la satisfaction des employés tout en étant conforme aux lois et réglementations en vigueur. Les logiciels RH et Excel sont les deux options les plus utilisés par les entreprises, chacune a ses avantages et ses inconvénients.

Les fonctionnalités des logiciels RH

Les logiciels de gestion RH sont des applications informatiques conçues pour aider les entreprises à gérer les processus RH. Ces logiciels offrent une multitude de fonctionnalités qui permettent aux entreprises de gérer les congés, les absences, les notes de frais, la gestion des temps, avoir des espaces salariés et des coffres-forts .

Ils offrent la possibilité d’automatiser les processus de travail pour gagner du temps et réduire les erreurs humaines. A l’heure actuelle, les logiciels de gestion RH sont peu utilisés par le pays d’Afrique comme par exemple le Sénégal, la Côte d’Ivoire, l’Algérie ou encore le Maroc mais la demande augmente de plus en plus.

Avantages des logiciels de gestion des ressources humaines

• La gestion des données est centralisée, ce qui permet aux entreprises de stocker tous leurs documents RH dans une base de données. Ceci permet une gestion efficace des données, en facilitant la recherche, la récupération et la mise à jour des informations. De plus, les logiciels RH sont conçus pour gérer de grandes quantités d’informations, ce qui leur permet de stocker toutes les données des employés dans un seul système entièrement sécurisé.
• Les SIRH offrent des fonctionnalités d’automatisation pour les processus comme par exemple les conformités aux législations, les absences, les demandes de congés, les notes de frais et bien plus encore. Ceci permet d’économiser du temps et de l’argent tout en réduisant le risque d’erreurs humaines.
• Ces logiciels de gestion des ressources humaines permettent aux employés de collaborer plus facilement en partageant des informations sur les projets et les calendriers. Cela favorise la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe, ce qui améliore l’efficacité et la productivité des salariés.

Les méthodes traditionnelles avec les feuilles Excel

Avant l’arrivée des logiciels de gestion des ressources humaines, de nombreuses entreprises ont utilisé des méthodes manuelles comme les feuilles Excel pour gérer leurs équipes. Les feuilles Excel sont des tableurs électroniques qui permettent aux utilisateurs de créer des feuilles de calcul pour stocker et gérer des données. Cette méthode est fortement utilisé en Afrique malgré ses inconvénients et ses limites.

Avantages des méthodes traditionnelles avec les feuilles Excel

• Excel est facilement téléchargeable et est souvent préinstallé sur la plupart des ordinateurs, ce qui le rend moins coûteux à utiliser pour les petites entreprises.
• Il est assez flexible et peut être adapté pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.
• Les feuilles Excel sont relativement faciles à utiliser et la plupart des employés ont une certaine expérience avec cette application, ce qui permet une adoption rapide.

Inconvénients des méthodes traditionnelles avec les feuilles Excel

• En revanches, les feuilles Excel sont sujettes aux erreurs humaines, comme la mauvaise saisie de données ou la duplication de certaines informations.
• Il y a une énorme difficulté à gérer des données volumineuses, Excel est limité dans sa capacité à gérer de grandes quantités de données, ce qui peut rendre la gestion de processus comme la gestion des congés et absences, les avantages sociaux et la gestion des notes de frais difficiles et lentes.
• Les feuilles Excel ne permettent pas une collaboration en temps réel et peuvent entraîner des problèmes si plusieurs utilisateurs travaillent sur le même document simultanément.
• Le partage et les mises à jour des feuilles de calcul peuvent entraîner des problèmes de contrôle des versions et des difficultés à maintenir l’intégrité des données. Cette limitation peut entraîner des problèmes de communication, des retards et des erreurs au sein du RH.
• La sécurité des données est un aspect essentiel à prendre en compte dans de la gestion des ressources humaines. Excel ne dispose pas de fonctions de sécurité complexes, ce qui le rend vulnérable aux accès non autorisés et aux violations de données. Le stockage d’informations sensibles sur les employés sur Excel expose les entreprises au risque de violation de la vie privée et de non-conformité aux réglementations.
• L’automatisation est importante pour améliorer les processus RH et réduire les charges administratives. Malheureusement, Excel n’est pas bien adapté à l’automatisation, car il nécessite de nombreuses saisies manuelles. Ce manque d’automatisation peut empêcher les professionnels des ressources humaines de se concentrer sur des initiatives stratégiques, car ils consacrent un temps précieux à des tâches répétitives qui pourraient être gérées efficacement par des systèmes de gestion des ressources humaines dédiés.   

Pour conclure, 

Les logiciels de gestion des ressources humaines et les méthodes traditionnelles comme Excel présentent tous deux des avantages et des inconvénients significatifs. Les logiciels de gestion des ressources humaines offrent une gestion centralisée, une automatisation, une analyse et des fonctionnalités de collaboration mais peuvent complexes à utiliser. C’est pour cela qu’aujourd’hui les éditeurs des logiciels RH accompagnent et forment les entreprises pour l’utilisation de leur produit afin d’améliorer l’expérience utilisateur.

Les méthodes traditionnelles comme Excel sont peu coûteuses, flexibles et faciles à utiliser, mais peuvent être sujettes aux erreurs, difficiles à gérer avec des volumes importants de données et ne permettent pas une collaboration en temps réel.

Il est important que les entreprises africaines évaluent les avantages et les inconvénients de chaque méthode. Les entreprises devraient également considérer leurs besoins spécifiques, leur budget et leur personnel pour déterminer quelle méthode convient le mieux à leur entreprise.