Pourquoi vous avez besoin d’un coffre-fort numérique ?
Aujourd’hui, les informations personnelles et professionnelles sont protégées et sécurisées de façon numérique pour éviter les problèmes de non-confidentialité. Les salariés africains jonglent avec la pression constante du piratage et des bugs informatiques pouvant compromettre leurs informations sensibles. Dans ce contexte, la mise en place d’un coffre-fort numérique devient vitale pour les entreprises afin de garantir la protection des données et assurer la confidentialité pour les parties prenantes de l’entreprise.
Avant de plonger dans le vif du sujet, c’est quoi un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est une solution de stockage sécurisée permettant de protéger et de stocker des informations en ligne. Ces données peuvent inclure des documents super confidentiels, de mots de passe qui valent de l’or, d’infos financières délicates, et même de contrats ultra-importants etc. Le coffre-fort numérique utilise des mesures de sécurité avancées pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder.
L’utilisateur a ainsi la possibilité de recevoir, archiver, trier, mais aussi classer ses documents personnels. Le coffre-fort numérique assure la traçabilité et l’intégrité des documents que le salarié place dans son espace sécurisé. Il représente également un excellent moyen de partage et de diffusion de documents entre le salarié et l’employeur. Par ailleurs, le salarié peut retrouver ses bulletins de paie, des factures, des notes de frais, son contrat de travail ou d’autres documents personnels.
La digitalisation de l’Afrique de l’Ouest
Pour bien saisir l’importance de sécuriser les données de vos employés, plongeons dans le monde de la digitalisation en Afrique.
Imaginez la digitalisation comme une transformation globale des outils de travail à travers des logiciels et des applications. L’Afrique, comme d’autres parties du monde, est en train de vivre cette évolution.
Les entreprises intègre de plus en plus les technologies numériques pour faciliter le travail de ses équipes. On parle d’utilisation d’ordinateurs, de smartphones, mais aussi l’utilisation d’applications destinées à faciliter les processus de l’entreprise. La digitalisation croissante en Afrique est poussé par les initiatives gouvernementales de chaque pays qui encouragent l’innovation technologique.
Cependant, cette expansion expose les salariés à des risques de sécurité comme le vol de données, les arnaques en ligne et les attaques cybercriminelles. Actuellement, 90% des entreprises en Afrique n’ont pas mis en place les protocoles de cybersécurité nécessaires pour protéger leurs employés. Et c’est là qu’intervient le héros de notre histoire : le coffre-fort numérique.
L’importance d’avoir un coffre-fort numérique
Après avoir compris ce qu’était un coffre-fort numérique et l’importance de la digitalisation, voyons réellement les bienfaits de celui-ci.
Un coffre-fort numérique, c’est comme une forteresse impénétrable pour les informations personnelles et professionnelles de vos salariés. En y gardant vos données sensibles bien cachées derrière un mur de chiffres, il complique la vie des cybercriminels. Il peut protéger vos numéros de sécurité sociale, vos infos bancaires ou même vos contrats de travail. C’est une tranquillité d’esprit pour chaque salarié.
L’avantage d’un coffre-fort numérique réside également dans sa facilité d’accès et de gestion. Il vous donne cette superbe flexibilité d’accéder à vos documents à tout moment, où que vous soyez. Ceci facilite le travail à distance et l’accès aux informations importantes en déplacement ou à distance, c’est comme avoir votre bureau à portée de main. La gestion de tous vos fichiers se fait rapidement grâce à une organisation centralisée rendant le suivi des documents simple. C’est un peu comme avoir un super assistant qui simplifie votre vie professionnelle, quoi de mieux que ça ?
Les appareils électroniques, comme les ordinateurs portables et les smartphones, peuvent être perdus ou volés. Un coffre-fort numérique permet d’offrir une protection supplémentaire lorsque l’un de vos gadgets tombe entre de mauvaises mains, vos données restent « top secret ». Même si un dispositif est compromis, les données restent inaccessibles sans l’authentification appropriée, réduisant ainsi les risques de fuite des informations de vos salariés.
De nombreuses réglementations imposent aux entreprises la responsabilité de protéger les données de leurs employés. L’éditeur du logiciel aide les entreprises à être de bons citoyens en matière de conformité. Un coffre-fort numérique permet donc aux entreprises de répondre aux exigences en matière de conformité en assurant le stockage sécurisé des informations sensibles, évitant des sanctions légales potentielles.
Comment choisir un coffre-fort numérique ?
Premièrement, avant d’adopter un coffre-fort numérique, il vous faut en choisir un. Alors, comment faire ?
On va lister 5 points importants qui permettent de bien choisir son coffre-fort numérique en Afrique :
- La sécurité : Votre logiciel a pour but premier de protéger les données stockées. Il est donc important que votre logiciel propose des méthodes d’authentification forte.
- Les fonctionnalités : Le logiciel doit pouvoir assurer différentes fonctionnalités que vous pouvez faire avec vos documents, comme gérer plusieurs versions d’un document, partager des documents sécurisés, avoir la possibilité de suivre les actions effectuées sur les documents (consulté, modifié, partagé), etc.
- La facilité d’utilisation : Assurez-vous que l’interface utilisateur soit facile à utiliser pour vous faciliter la navigation et la gestion des fichiers. Pour votre confort, la possibilité d’avoir ce logiciel sur PC et smartphone est un très grand avantage.
- La tarification : Évidemment, la tarification est importante pour le budget de votre entreprise. Il faut évaluer le modèle de tarification du logiciel (abonnement mensuel/annuel, coût par utilisateur, etc.).
- Le fournisseur : Le dernier point revient sur l’éditeur du logiciel. Il doit avoir une bonne réputation en Afrique. Vous pouvez consulter les avis d’autres utilisateurs pour avoir une idée de la fiabilité et de la qualité du service-client.
Un autre point qui se doit d’être abordé est la législation que beaucoup de pays d’Afrique du Nord et de l’Ouest ont mis en vigueur pour la protection des données. La protection des données personnelles est considérée comme un droit fondamental pour la plupart des citoyens. Les législations sur la protection des données personnelles ont pour but de garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles des individus. Les entreprises qui collectent, traitent et stockent des données personnelles doivent respecter les obligations légales et assurer la sécurité de ces données.
En résumé, il est vraiment important, dans le monde du travail d’aujourd’hui, que les entreprises se dotent d’un coffre-fort numérique pour leurs salariés. En s’assurant que les données sont bien protégées, accessibles et conformes aux règles en vigueur, les entreprises peuvent vraiment gagner la confiance de leurs employés et mettre à l’abri leurs informations confidentiels. En investissant dans des solutions de stockage numérique sécurisé, les entreprises montrent clairement qu’elles tiennent à la protection des données et se préparent sérieusement face aux menaces grandissantes de la cybercriminalité. C’est un peu comme un engagement concret envers la sécurité de chacun dans cet univers numérique parfois un peu sauvage.
