Dématérialisez les notes de frais de vos salariés

Saisissez vos notes de frais en un clic grâce à notre solution pratique et facile d'accès.

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Les notes de frais sur mobile

Saisir une note de frais devient simple comme un bonjour ! Vos collaborateurs peuvent désormais saisir leurs frais de déplacement en voiture, train, avion, ainsi que les dépenses liées aux repas clients, au parking et bien plus encore, directement depuis notre application.

De plus, ils peuvent prendre en photo leur facture depuis leur mobile pour la transférer facilement et rapidement.

Centralisez vos notes de frais

Les montants des notes de frais sont envoyés à la paie et la synthèse à votre comptable avec les justificatifs. Lors du remboursement votre collaborateur est donc informé sur son mobile.

Simplifiez vos fins de mois

Les montants des notes de frais sont directement envoyés à la paie et une synthèse accompagnée des justificatifs est transmise à votre comptable. Lorsque le remboursement est effectué, alors votre collaborateur est informé directement sur son mobile.

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Gérer les notes de frais de votre entreprise

Actuellement, de nombreuses petites entreprises gèrent manuellement les notes de frais de leurs collaborateurs. Ceci peut s’avérer être un véritable casse-tête, surtout lorsque les personnes travaillent à distance du siège. Il arrive que les salariés doivent faire des heures de route pour déposer leurs notes de frais ou que des factures et des tickets soient perdus en cours de route.

Pour améliorer la gestion des notes de frais,

Premièrement il est conseillé de les classer en 4 catégories remboursables : les frais de déplacement, les frais d’hébergement, les frais de repas et les autres frais professionnels.

Deuxièmement, il faut définir un workflow de validation, de contrôle et de remboursement. Si le remboursement des notes de frais est inclus dans le bulletin de paie, alors il est recommandé de définir la fin de mois comme date butoir pour la vérification et la validation des notes de frais. Ceci avant de les inclure dans la fiche navette pour la paie. Si le remboursement est effectué en dehors du bulletin de paie, il est possible de procéder à la validation et au contrôle après la paie pour un remboursement direct sur les comptes en milieu de mois, comme cela est donc le cas dans de nombreuses entreprises.

De plus, la gestion des notes de frais est souvent considérée comme une tâche administrative fastidieuse pour les salariés et les responsables de l’administration.

Alors que faire ?

Remplir manuellement chaque mois un formulaire papier ou un fichier Excel avec la date, le montant, la TVA, le nom des clients, les détails et les commentaires, puis scanner ou remettre manuellement tous les justificatifs (tickets, factures…) à la personne en charge de l’administratif est une source de frustration et de perte de temps. De plus, les pièces justificatives peuvent facilement être perdues, entraînant des retards de remboursement et des erreurs de comptabilisation.

Heureusement, il existe sur le marché des solutions de gestion des notes de frais dématérialisées. Comme par exemple le module note de frais de la solution de gestion administrative du personnel AfricaPaieRH. Il permet de fluidifier, simplifier et réduire le temps consacré à cette tâche administrative récurrente et mensuelle.

L’outil de gestion des notes de frais dématérialisées offre de nombreux avantages, notamment :

  • Le salarié peut facilement saisir sa note de frais et prendre en photo le justificatif correspondant, évitant ainsi les pertes de pièces justificatives.
  • Les demandes de remboursement entrent dans un workflow de validation et de contrôle, ceci permet à chaque collaborateur de suivre l’état de sa demande de remboursement et à l’administrateur de garder un historique de toutes les demandes.
  • A la fin de chaque mois, l’outil génère un fichier Excel avec la synthèse de l’ensemble des notes de frais par catégories et salariés, accompagné de tous les justificatifs nécessaires pour la comptabilisation.

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