Les fonctionnalités que doit absolument avoir un logiciel de notes de frais

Saisie et collecte des dépenses

Un logiciel de notes de frais permet aux employés de saisir facilement leurs dépenses, y compris les frais de déplacement, d’hébergement, de repas, etc. Ceci peut être fait via une interface en ligne sur navigateur ou sur une application mobile (comme le fait AfricaPaieRH).

Numérisation du logiciel de notes de frais

L’intégration d’un système de numérisation ou de téléchargement de reçus pour attacher des justificatifs aux dépenses enregistrées est absolument nécessaire pour les RH. Ceci permet aux RH ou à un autre service d’avoir un ticket avec les dépenses effectués.

Le calcul automatique

Automatiser le calcul des dépenses totales en fonction des catégories prédéfinies et des règles de l’entreprise va permettre aux comptables de récupérer plus facilement et rapidement les informations importantes et nécessaires aux remboursements des notes de frais. Intégrer les données des notes de frais approuvées dans le système comptable de l’entreprise facilite le paiement et la comptabilisation des dépenses. L’intégration des politiques de remboursement de l’entreprise pour garantir que les demandes de remboursement respectent les règles établies est un plus lorsque vous choisissez votre éditeur de logiciel RH. De plus, permettre aux employés de soumettre leurs demandes de remboursement pour approbation par leurs supérieurs hiérarchiques selon un processus prédéfini est très utile pour éviter aux supérieurs de toujours valider les notes de frais sur l’application.

Avoir un suivi efficace

Il faut que les employés puissent suivre l’état de leurs demandes de remboursement, de savoir où elles en sont dans le processus d’approbation et de paiement. Le logiciel peut aussi avoir un suivi des plafonds des dépenses autorisés par l’employeur pour chaque employé. 

La sécurité et confidentialité des données

Il est important, surtout en Afrique où les taux de cyber criminalité sont élevés, de garantir la sécurité des données sensibles et confidentielles des employés et de l’entreprise à chaque étape du processus. Il est donc nécessaire d’archiver les données des demandes de remboursement pour référence future et pour des audits éventuels.

En intégrant ces fonctionnalités dans un logiciel de gestion des notes de frais, les ressources humaines peuvent rationaliser le processus de remboursement des dépenses professionnelles, réduire les erreurs humaines, garantir la conformité et améliorer l’efficacité globale de la gestion des dépenses.